top of page
  • Writer's pictureAmir Hoshia

מרצון טוב לתוצאות מעולות

Updated: Jan 29

הסודות הקטנים של ארגונים: איך שומרים על מוטיבציה ומחויבות של מתנדבים?


רוח ההתנדבות של האזרחים בתקופת המלחמה עלתה הילוך. יש אלפי מתנדבים שעוסקים מדי יום  במלאכה ותורמים מזמנם ומרצם במגוון תחומים ומסגרות. יחד עם זה, מאחורי הרוח האנושית הזו ישנם מנגנוני הפעלה שלמים, שנדרשים כדי שהרצון הטוב של האזרח יפגוש את הצורך מדויק, יצליח להתממש ויביא ערך לשני הצדדים. המצב שונה בין התארגנות עצמאית של קבוצת מתנדבים לבין ארגון קיים המפעיל מתנדבים כחלק משלים בפעילותו .


הובלת תהליכי עיצוב שירות עבור מתנדבים, לימדה אותנו כי לעיתים קרובות מערכות היחסים בין הארגון והמתנדבים מציבות אתגרים ייחודיים לשני הצדדים, על אף הרצון הטוב שמאפיין את שניהם. בעוד שמתנדבים מעוניינים לתת מעצמם, מתוך מוטיבציה כנה לתרום ללא ציפייה לתמורה כספית, הארגון המגייס נדרש לנהל את מערך הציפיות והצרכים שלו מול אלה של המתנדבים.


נקודת המפגש בין תפיסות וציפיות המתנדבים לבין תהליכים ארגוניים והדרישות הבירוקרטיות שקיימות בהם יוצרת לעיתים תסכול ומפח נפש הדדי. ארגונים אשר משוועים לעיתים קרובות למשאבים, ומשקיעים מאמצים רבים בגיוס וניהול מערכי מתנדבים, מאבדים אותם ממגוון סיבות שמובילות לדעיכה במוטיבציה ובשיעורי ההשתתפות. במקרים רבים המחויבות של המתנדבים היא ברת-חלוף. הם תמיד יכולים לקום וללכת…

משום כך, לעיצוב מודל מערכת היחסים בין המתנדבים לארגונים יש חשיבות קריטית. זיהינו שני עקרונות מרכזיים שסייעו לנו בעיצוב תהליכי גיוס ועבודה עם מתנדבים: 


נקודת המגע הראשונה עם הארגון קריטית להצלחת הקשר

או

30 השניות הראשונות…

כמו בכל מערכת יחסים, תהליכי הכניסה להתנדבות מהווים את נקודת המגע המשמעותית הראשונה של המתנדבים עם הארגון. עם זאת, לעיתים קרובות, דווקא שם הם נתקלים במכשולים בירוקרטיים מסורבלים שמציבים למבחן את המוטיבציה שלהם להמשיך בתהליך. דרישות שאינן הגיוניות בתהליכי גיוס וקליטה של עובדים, כמו מילוי פרטים יותר מדי אישיים, סינון קפדני המורכב מריבוי שלבים, גורמים. פעמים רבות חוסר-תגובתיות בקבלת תשובות והסברים, לצד זמני המתנה ארוכים בין השלבים, מייצר פספוס של  המומנטום עימו מגיע המתנדב. הדרישות נתפסות כמוגזמות עבור מתנדבים אשר הגיעו לתרום מספר שעות מזמנם הפרטי לטובת הכלל, והניחו כי ההתנדבות עצמה היא הפעולה היחידה שתידרש מהם.


הפתרונות שיצרנו כדי לענות לאתגרי תהליך הקליטה התבססו על מספר עקרונות: 

הראשון, לבקש רק את המינימום ההכרחי בשלב הרישום. חלק גדול מהמידע לא נדרש ברגעים הראשונים, ואפשר להשלים אותם בהמשך.

השני, להסביר למה המידע נדרש. לתת רציונל לשאלה מייתרת את החסם למענה. אם הבנתי למה המידע שביקשו ממני חשוב, המאמץ המנטלי שלי בעצם המענה - יורד.

השלישי, שימוש בממשקים דיגיטליים פשוטים לאיסוף המידע. מאפשר ניהול תזמון השאלות, קבלת משוב מהמתנדבים, ובכלל, יוצר תשתית שמפרידה את מעשה ההתנדבות עצמו מהרכיב הבירוקרטי שנלווה אליו.

השילוב של שלושת הרכיבים מצמצם למינימום את המאמץ הנדרש בארגון בקליטת המתנדבים. יותר מכך, הוא מוריד את החסמים העומדים בפני המתנדב בדרך לחוויית עשיית טוב.



"מלכודת השקיפות" של המתנדבים

בארגונים רבים, מתנדבים מוצאים את עצמם במעמד לא מוגדר של "לא פה ולא שם". מתנדבים במסגרת ארגון פעיל מצויים, במקרים לא מעטים, בתחתית סדר העדיפויות הארגוני, ללא תהליכי עבודה מובנים בתוך הארגון וללא כתובת ברורה למענה לשאלות וצרכים שלהם. במצבים שונים, ארגונים לוקחים את נוכחות המתנדבים כמובן מאליו, ולא מנהלים אותם, אלא ״סותמים איתם חורים״. 

יתרה מכך, לפי החוק, ארגונים או מסגרות אשר מעוניינות להפעיל מתנדבים מחויבים להיות מוכרים על ידי משרד הרווחה, ולנהל רישום של מתנדבים כדי שאלו יהיו מבוטחים על ידי ביטוח הלאומי, במקרה של פגיעה במהלך ההתנדבות או בדרך אליה. ארגונים רבים, במיוחד הקטנים, לא מסדירים את מעמד המתנדבים כראוי. מתנדבים רבים מגלים על כך בדיעבד, כשהם מגלים שאין להם כיסוי ביטוחי במקרה של פציעה. הם נותרים עם תחושת  ניכור ואטימות מצד הארגונים, שלתחושתם  נטשו אותם ואפשרו להם ליפול בין הכיסאות.

ארגונים שרוצים לשמר מתנדבים לאורך זמן,  צריכים לייצר סטטוס ייעודי והגדרה ברורה של תהליכים ומסלולים, באופן ספציפי עבור המתנדבים בתוך הארגון,  אשר קיימת שונות במידת הזמן שעומד לרשותם להתנדבות ומידת המוכנות שלהם להשקיע בתהליך הקבלה. שקיפות של תפקידים ותהליכים מצמצמים באופן משמעותי את הפערים בין הארגון למתנדבים. 



לסיכום, על מנת לאפשר הן למתנדבים והן לארגונים להוציא את המיטב מההתנדבות, חשוב לעצב את מערכת היחסים ביניהם כך שתתאים לצרכים, לכאבים ולמוטיבציות הייחודיות להתנדבות - החל מנקודת הכניסה לארגון, אשר נדרשת להיות מזמינה ורותמת, ודרך מסלול שירות מוגבר ומעמד ארגוני ייעודי. מערכת יחסים כזאת היא שיכולה לאפשר למתנדבים להתמקד בסיבה שלשמה התנדבו - עשיית טוב, תרומה לקהילה ונתינה לאחרים ולארגון להצליח לייצר ערך והשפעה גדולים יותר בחברה. 



45 views0 comments

Comments


bottom of page